| Journal: | Ciencia da informacao |
| Database: | CLASE |
| System number: | 000509337 |
| ISSN: | 0100-1965 |
| Authors: | Cicco, Leandro Ribeiro de1 Drumond, Geisa Meirelles1 Mexas, Mirian Picinini1 |
| Institutions: | 1Universidade Federal Fluminense, Niteroi, Rio de Janeiro. Brasil |
| Year: | 2019 |
| Season: | Sep-Dic |
| Volumen: | 48 |
| Number: | 3 |
| Pages: | 184-202 |
| Country: | Brasil |
| Language: | Portugués |
| Document type: | Artículo |
| Approach: | Analítico, descriptivo |
| Spanish abstract | El empleo de la tecnología de Electronic Document Management Systems (EDMS) en procesos de trabajo ha avanzado en los últimos años y se ha vuelto prácticamente un camino sin retorno, principalmente en organizaciones que poseen sus procesos de negocio basados en la creación y tramitación de documentos y un cuadro extenso de documentos empleados. A pesar de las numerosas ventajas, es grande el desafío de implementar tal solución en un ambiente como se describe, con el riesgo de desperdicios de recursos financieros, personales y temporales. En este sentido, el presente trabajo tiene como objetivo la identificación de factores críticos de éxito (FCE) que influencian iniciativas de implantación de EDMS. Para ello, se realizó una investigación bibliográfica que reunió a los principales autores del tema y permitió que en la revisión de la literatura se presentaran los conceptos y definiciones del área de investigación. Después de esta etapa se identificaron 14 FCE que sirvieron de base para la construcción de un instrumento de investigación aplicado a especialistas en tecnología de la información y gestión documental en una universidad pública brasileña acerca de los factores influyentes en iniciativas de implantación de un EDMS. Con base en el análisis de los datos recolectados a través de consulta a especialistas y como contrapunto a los hallazgos en la revisión de la literatura se hicieron consideraciones sobre aspectos relevantes a iniciativas de implantación de esos sistemas com el fin de suprimir eventuales fallas. Como contribución, se espera que la atención a los factores críticos investigados conduzca a proyectos de implantación de EDMS mejor planeados y ejecutados, aumentando así las posibilidades de éxito de estos |
| English abstract | The use of the Electronic Document Management Systems (EDMS) technology in work processes has advanced in recent years and has become practically a way with no return, especially in organizations that have their business processes based on document creation and processing, and an extensive contributors. Despite the many advantages offered, it ́s a great challenge to implement such solution in an environment as described, with the risk of wasting financial, personal and temporal resources. In this sense, the present study has as objective the identification of the critical success factors (CSF) that influence EDMS implementation initiatives. To this end, a bibliographical research that brought together the main authors of the theme was carried out and allowed the literature review to present concepts and definitions of the research area. After this step, 14 CFS that served as basis for the construction of a research instrument applied to specialists in information technology and document management in a Brazilian public university about the factors influencing initiatives to implement an EDMS were identified. Based on the analysis of the data collected through consultation with experts and as counterpoint to the findings in the literature review, considerations were made about relevant aspects on initiatives to implement these systems in order to eliminate any flaws. As a contribution, it is expected that attention to the critical factors surveyed will lead to better planned and executed EDMS implementation projects, thus increasing chances of success |
| Portuguese abstract | O emprego da tecnologia de Electronic Document Management Systems (EDMS) em processos de trabalho tem avançado nos últimos anos e se tornou praticamente um caminho sem volta, principalmente em organizações que possuem seus processos de negócio baseados na criação e tramitação de documentos e um quadro extenso de colaboradores. Apesar das numerosas vantagens, é grande o desafio de implantar tal solução em um ambiente como descrito, com o risco de desperdícios de recursos financeiros, pessoais e temporais. Nesse sentido, o presente trabalho tem como objetivo a identificação de fatores críticos de sucesso (FCS) que influenciam iniciativas de implantação de EDMS. Para tanto, foi feita uma pesquisa bibliográfica que reuniu os principais autores do tema e permitiu que, na revisão da literatura, fossem apresentados os conceitos e definições da área de pesquisa. Após essa etapa, foram identificados 14 FCS que serviram de base para a construção de um instrumento de pesquisa aplicado a especialistas em tecnologia da informação e gestão documental, em uma universidade pública brasileira, acerca dos fatores influenciadores em iniciativas de implantação de um EDMS. Com base na análise dos dados coletados através de consulta a especialistas e como contraponto aos achados na revisão da literatura, foram feitas considerações sobre aspectos relevantes a iniciativas de implantação desses sistemas a fim de suprimir eventuais falhas. Como contribuição, espera-se que a atenção aos fatores críticos pesquisados conduza a projetos de implantação de EDMS mais bem planejados e executados, aumentando assim as chances de sucesso desses projetos |
| Disciplines: | Bibliotecología y ciencia de la información |
| Keyword: | Tecnología de la información, Gestión electrónica de documentos, Universidades, Documentos electrónicos |
| Full text: | http://revista.ibict.br/ciinf/article/view/4682/4304 |
