| Journal: | Perspectivas em ciencia da informacao |
| Database: | CLASE |
| System number: | 000354640 |
| ISSN: | 1413-9936 |
| Authors: | Medeiros, Nilceia Lage Negreiros, Leandro Ribeiro1 Amaral, Cleia Marcia Gomes do |
| Institutions: | 1Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, Minas Gerais. Brasil 2Pontificia Universidade Catolica de Minas Gerais, Belo Horizonte, Minas Gerais. Brasil |
| Year: | 2011 |
| Season: | Abr-Jun |
| Volumen: | 16 |
| Number: | 2 |
| Pages: | 29-49 |
| Country: | Brasil |
| Language: | Portugués |
| Document type: | Artículo |
| Approach: | Analítico, descriptivo |
| English abstract | The study describes and discusses the criteria for transfer of administrative documents and legal processes to agency records centers in three law offices in Belo Horizonte, from the viewpoint of document management. The results showed that space problems were prevalent in deciding the transfer the documentation to spaces outside the office premises.The following alternatives were adopted: archival storage of legal processes outside the downtown area and owned by the office; archival storage of legal processes, such as a deposit, in a room located in the downtown area and owned by the office; outsourced warehouse for the storage of Human Resources and Accounting / Finance documents. It was observed that the decision for adoption of spaces for an agency records center, where the rent per square meter is cheaper, did not have the life cycle of documents as a reference. In this sense, the benefits brought by the adoption of systematic evaluation was overlooked. It is observed that the three law firms are facing a growing production of documents without planning / management / evaluation, and that documentation tends to reach a high volume |
| Portuguese abstract | A pesquisa descreve e discute os critérios de transferência para depósitos intermediários, de documentos administrativos e processuais em três escritórios de advocacia de Belo Horizonte, sob a ótica da gestão de documentos. Os resultados revelaram que os problemas de espaço foram preponderantes na decisão relativa à transferência para da documentação para espaços fora das dependências dos escritórios, sendo adotadas as seguintes alternativas: arquivamento de processos em depósito não localizado na área nobre da cidade e de propriedade do escritório; “arquivo morto” para arquivamento de processos em sala situada na área central da cidade e de propriedade do escritório; depósito para guarda terceirizada dos documentos dos setores de Recursos Humanos e de Contabilidade/Financeiro. O que se observou foi que a decisão de adoção de espaços para depósitos intermediários, onde o m2 é mais barato, não teve como referencial o ciclo vital dos documentos. Neste sentido desconsideraram-se os benefícios trazidos pela adoção da sistemática da avaliação. Observa-se que os três escritórios de advocacia estão diante de uma produção de documentos que cresce sem planejamento/gestão/avaliação e que tende a alcançar grande volume |
| Disciplines: | Bibliotecología y ciencia de la información |
| Keyword: | Sistemas de información, Archivos, Gestión de documentos, Abogados, Documentos administrativos, Bufetes |
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