| Revista: | Bibliotecas y archivos (México, D.F.) |
| Base de datos: | CLASE |
| Número de sistema: | 000464346 |
| ISSN: | 2448-6981 |
| Autores: | Zea Elizalde, Evelin Adriana1 Pineda Aguirre, Angel Luis1 |
| Instituciones: | 1Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, México, Distrito Federal. México |
| Año: | 2018 |
| Periodo: | May-Oct |
| Volumen: | 3 |
| Número: | 2 |
| Paginación: | 23-44 |
| País: | México |
| Idioma: | Español |
| Tipo de documento: | Artículo |
| Enfoque: | Analítico, descriptivo |
| Resumen en español | Este artículo presenta los resultados de un análisis de las principales fuentes de información que aportan datos relevantes acerca de los enfoques de los sistemas de gestión documental electrónica con sus tendencias y perspectivas metodológicas, con la finalidad de organizar el material existente para una posterior sistematización que dé como resultado una mejor y más profunda comprensión de la información. Las organizaciones cuyos sistemas no dispongan de suficientes funcionalidades para la gestión de documentos se arriesgan a perder la evidencia de su actividad, a su ineficacia e incluso, a la imposibilidad de cumplir los requisitos legales o de rendición de cuentas y a la ausencia de memoria corporativa. Aunado a esto, hoy en día las instituciones deben “refrescar” su tecnología aproximadamente cada cinco años y los documentos pueden tener una vida mucho más larga que los ciclos tecnológicos. Por lo tanto, los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos deben en todo momento velar para que la transferencia se realice sin merma de la información contextual ligada a los documentos y sin que tenga un impacto severo sobre la integridad de la información |
| Resumen en inglés | In this paper are the results of an analysis of the main sources of information that provide relevant data about the approaches of electronic document management systems, as well as their trends and methodological perspectives are presented, with the purpose of organizing the existing material for a later systematization that leads to a better and deeper understanding of the information. Organizations whose systems do not have sufficient functionalities for document management risk losing evidence of their activity, which can lead to their inefficiency and even the inability to meet legal or accountability requirements and to the absence of corporate memory. Added to this, nowadays institutions must “refresh” their technology about every five years and records can have a life much longer than technological cycles. Electronic Document Management Systems should, at all times, ensure that the transfer is carried out without losing contextual information linked to documents and without this, high number of technology transfers having a severe impact on the integrity of the document information |
| Disciplinas: | Bibliotecología y ciencia de la información |
| Palabras clave: | Sistemas de información, Gestión de documentos, Norma ISO 15489-1:2006, Documentos electrónicos, Metadatos |
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